KSeF i e-Doręczenia – jak przygotować firmową księgowość?

Wprowadzenie KSeF i e-Doręczeń zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy pracują z częścią dokumentów i korespondencji. Przygotowanie firmy nie powinno jednak ograniczać się do uruchomienia nowych narzędzi. Trzeba również ustalić, jak dokumenty będą trafiały do księgowości, kto odpowiada za poszczególne czynności i jak zachować ciągłość dotychczasowych rozliczeń w okresie zmian. Uporządkowanie tych kwestii warto rozpocząć od sprawdzenia obecnego obiegu informacji.

Od czego zacząć przygotowanie firmy do KSeF i e-Doręczeń?

Pierwszym etapem powinno być prześledzenie drogi dokumentów od momentu ich otrzymania lub wystawienia aż do ujęcia w księgowości. W praktyce oznacza to sprawdzenie, kto odpowiada za dokumenty, w jaki sposób są one przekazywane oraz które osoby uczestniczą w ich weryfikacji. Trzeba przy tym uwzględnić zarówno dokumentację związaną z przychodami i kosztami, jak i korespondencję dotyczącą spraw urzędowych. KSeF i e-Doręczenia dotyczą innych obszarów, dlatego nie należy traktować ich jako jednego systemu. Wspólnym elementem przygotowań pozostaje natomiast konieczność określenia odpowiedzialności za informacje trafiające do firmy.

Jak uporządkować obieg dokumentów księgowych?

Przygotowania są dobrym momentem na ustalenie jednego, czytelnego sposobu przekazywania informacji potrzebnych do rozliczeń. Dokumenty powinny trafiać do właściwej osoby w określonym terminie, a zasady ich przekazywania powinny być znane pracownikom odpowiedzialnym za sprzedaż, zakupy i administrację. Jest to istotne niezależnie od tego, czy firma prowadzi księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów czy rozlicza ryczałt. W ramach prowadzonej księgowości dokumenty są następnie odpowiednio ewidencjonowane, a ich prawidłowość księgowa może podlegać kontroli. Przed zmianą sposobu obiegu warto więc ustalić, które informacje muszą nadal być przekazywane wraz z dokumentami.

Co ustalić z biurem rachunkowym przed zmianami?

Jeżeli księgowość jest prowadzona zewnętrznie, trzeba ustalić przede wszystkim sposób przekazywania dokumentacji oraz podział czynności pomiędzy przedsiębiorcę a księgowość. Nasze biuro rachunkowe w Zielonej Górze prowadzi m.in. księgi rachunkowe, księgi przychodów i rozchodów, rozliczenia ryczałtu oraz ewidencję środków trwałych. Zakres obejmuje również kontrolę dokumentów księgowych, wysyłanie plików JPK, rozliczenia VAT UE i sporządzanie sprawozdań finansowych. Przy reorganizacji obiegu dokumentów należy zatem uwzględnić, jakie dane są potrzebne do realizacji konkretnego zakresu prowadzonej księgowości i kiedy powinny zostać przekazane.

Jak przygotować osoby odpowiedzialne za dokumentację?

Zmiana sposobu obsługi dokumentów wymaga ustalenia konkretnych ról wewnątrz firmy. Należy określić, kto zajmuje się wystawianiem i odbieraniem dokumentów, kto kontroluje napływającą korespondencję oraz kto przekazuje informacje do księgowości. Istotne jest również wyznaczenie zastępstwa na czas nieobecności osoby odpowiedzialnej za dany etap. Ciągłość obiegu dokumentów nie powinna zależeć wyłącznie od jednego pracownika. Dotyczy to również korespondencji elektronicznej związanej ze sprawami urzędowymi. Samo odebranie dokumentu nie kończy procesu – informacja musi jeszcze trafić do osoby, która odpowiada za dalsze działania.

Bieżąca księgowość w okresie zmian

Przygotowanie do nowych rozwiązań nie oznacza zatrzymania dotychczasowych procesów. Nadal trzeba prowadzić właściwe ewidencje, księgować zdarzenia gospodarcze, rozliczać ryczałt lub prowadzić KPiR, przygotowywać wymagane pliki i dokumenty oraz realizować pozostałe obowiązki wynikające z przyjętego sposobu prowadzenia księgowości. Dlatego wdrażanie zmian organizacyjnych powinno odbywać się równolegle z bieżącym przekazywaniem dokumentacji. Firma nie powinna odkładać dokumentów do czasu zakończenia reorganizacji, ponieważ informacje dotyczące kolejnych okresów rozliczeniowych nadal wymagają właściwego ujęcia w ewidencji.

Jeżeli planują Państwo uporządkowanie współpracy z księgowością przed zmianami w obiegu dokumentów, można skontaktować się z naszym biurem w Zielonej Górze. Prowadzimy księgi rachunkowe, KPiR, rozliczenia ryczałtu i ewidencję środków trwałych, a także wykonujemy pozostałe czynności księgowe wskazane w zakresie usług. Zakres obsługi księgowej można ustalić odpowiednio do sposobu rozliczania przedsiębiorstwa i dokumentacji prowadzonej w firmie.

Przygotowanie firmy do KSeF i e-Doręczeń warto oprzeć przede wszystkim na uporządkowaniu obiegu informacji. Należy ustalić osoby odpowiedzialne za odbiór, wystawianie i przekazywanie dokumentów, określić zastępstwa oraz sprawdzić, jakie dane są potrzebne do prowadzenia stosowanej w firmie ewidencji. Zmiana obiegu dokumentów powinna przebiegać równolegle z bieżącym prowadzeniem księgowości. KSeF, e-Doręczenia i procesy księgowe obejmują różne czynności, dlatego ważne jest jasne określenie, kto odpowiada za każdy z tych obszarów.

FAQ

Czy przygotowanie do KSeF dotyczy tylko wystawiania faktur?

Nie. Z punktu widzenia organizacji firmy należy również ustalić sposób obiegu informacji związanych z dokumentami oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne czynności.

Czy KSeF i e-Doręczenia to ten sam system?

Nie. Są to odrębne rozwiązania dotyczące różnych rodzajów dokumentów i procesów. Dlatego zakres odpowiedzialności za ich obsługę powinien być określony oddzielnie.

Co sprawdzić przed zmianą obiegu dokumentów?

Należy ustalić, kto wystawia, odbiera, weryfikuje i przekazuje dokumenty oraz w jakich terminach informacje potrzebne do prowadzenia księgowości trafiają do odpowiedniej osoby.

Czy podczas przygotowań należy nadal przekazywać dokumenty księgowe?

Tak. Reorganizacja obiegu dokumentów nie zastępuje bieżącego prowadzenia ewidencji i rozliczeń. Dokumentacja dotycząca kolejnych okresów powinna być przekazywana zgodnie z ustalonym sposobem obsługi księgowej.

Jakie formy księgowości mogą być prowadzone przez biuro?

Zakres usług obejmuje m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych i podatkowej księgi przychodów i rozchodów, rozliczanie ryczałtu oraz prowadzenie ewidencji środków trwałych.